Voor veel agencies is het dagelijkse kost: content afstemmen met, of laten goedkeuren door de klant. De één doet het in een presentatie via email, de ander in een online Google Spreadsheet en weer een ander gebruikt een van de vele speciale tools. Wat is nou de “beste” manier? Welke tools zijn er eigenlijk en hoe werken ze?
In deze blogpost kijk ik naar een aantal tools die specifiek zijn ingericht om content approval te optimaliseren. Ik laat hier de opties zoals Google Spreadsheets en Powerpoint buiten beschouwing, omdat dit feitelijk geen echte tools zijn om content goed te keuren en het naar mijn mening slimmer kan dan in een excel tabel 😉 Weten welke tools er zijn om het slim aan te pakken? Scroll snel verder.
Mijn favorieten
Beginnend met mijn favorieten voor het goedkeuren van content:
- Vanaf €9/maand voor 1 gebruiker
- 7 social accounts te koppelen
- Onbeperkt aantal posts inplannen
- Social listening/monitoring inbegrepen tot 300 mentions/maand
- Ondersteunt FB, IG, TW, LI, YT, TT, Google MyBusiness
- Flexibele approval flow
- Handige drag & drop kalender
- Vanaf €35/maand
- Onbeperkt aantal gebruikers
- 10 social accounts te koppelen
- Onbeperkt aantal posts inplannen
- Uitstekende approval processen, zelfs voor meerdere stakeholders
- Klant hoeft niet in te loggen om te keuren
- Ondersteunt FB, IG, TW, LI, PT & Google MyBusiness voor post publicatie
Ondanks dat de meeste tools vele gelijkenissen tonen, blinken er 2 voor mij het meeste uit: Planable en HeyOrca. Meer hierover in de conclusie.
Content approval tools
HeyOrca
- Vanaf €35/maand
- Onbeperkt aantal gebruikers
- 10 social accounts te koppelen
- Onbeperkt aantal posts inplannen
- Uitstekende approval processen, zelfs voor meerdere stakeholders.
- Klant hoeft niet in te loggen om te keuren of feedback te geven
- Ondersteunt FB, IG, TW, LI, PT & Google MyBusiness voor post publicatie
HeyOrca biedt een grote hoeveelheid aan mogelijkheden wat betreft content approval en posts inplannen. Het inplannen van posts heb ik in deze post uitgebreid bekeken, dus laten we kijken naar hoe content goedgekeurd kan worden.
Wanneer content afgestemd moet worden met de klant kan dit via HeyOrca gedaan worden. Hierbij kan de content in de “approval” fase zich in 4 verschillende statussen bevinden: Draft, Awaiting Approval, Approved of Needs Revision.
Het mooie aan dit proces is dat het mogelijk is dat je meerdere stakeholders kunt selecteren die de content kunnen óf moeten goedkeuren. Wanneer er 2 stakeholders zijn die apart van elkaar de content willen keuren kan dat dus. Of, wanneer je 2 stakeholders wilt selecteren waarvan er slechts 1 goedkeuring hoeft te geven, kan dit ook. Handig wanneer er vanuit de klant meer dan 1 persoon bezig is met de content, of in geval van vakantie.
Indien er aanpassingen nodig zijn op de content kan dit aangegeven worden in de “comments” sectie van de post, waar een soort chat gestart kan worden met de betrokken personen. Zo blijft de interactie over de post ook daadwerkelijk bij de post, in plaats van reactie via email o.i.d. te geven.
Oh, en een extra voordeel is dat je niet hoeft in te loggen om goed te keuren, indien gewenst😉
Hootsuite
- Vanaf €39/maand voor het goedkoopste plan (zonder approval)
- Vanaf €699/maand voor 5 leden, 35 social accounts inclusief approval proces
- 1 gebruiker
- 10 social accounts te koppelen
- Onbeperkt posts inplannen
- Direct Messaging implementatie,
- Social Listening dashboard
- Analytics/statistieken dashboard
- Ondersteunt FB, IG, TW, PT, LI & YT
- Beperkt approval proces
- Geen mogelijkheid tot onderlinge communicatie
- Verlopen posts enkel op desktop te wijzigen
Vergelijkbaar met andere content planning tools, die ik hier bekeek, combineert HootSuite het goedkeuren en publiceren op 1 plek (in het duurdere plan). Positief bij Hootsuite zijn de extra features zoals Direct Message integratie, post statistieken en de interactieve kalender.
In de praktijk blijken er echter wel wat onhandigheden bij de approval procesen naar boven te komen. Zo kan slechts 1 persoon tegelijkertijd de content goedkeuren. Indien er meerdere stakeholders zijn moeten zij op volgorde de content keuren. Zo kan stakeholder #2 pas aan de slag wanneer #1 goedgekeurd heeft. Wanneer #1 de content heeft goedgekeurd, maar #2 niet, verloopt de content en wordt het niet geplaatst. Logisch, maar in de praktijk erg lastig in geval van bijvoorbeeld ziekte of vakantie.
Het verlopen van posts is persoonlijk mijn grootste ergernis bij Hootsuite. Wanneer een post “expired” is kan deze niet meer bewerkt worden. In plaats van dat je de content, datum of tijd kan wijzigen, moet je de post dupliceren voordat je iets kan aanpassen. Daarbij kan het dupliceren enkel gedaan worden op desktop en niet in de mobiele app (die overigens verplicht is om content te publiceren, meer daarover hier). Verlopen posts aanpassen kan dus alleen door middel van duplicatie, wat alleen via een laptop of pc mogelijk is. Erg vervelend en een grote beperking wat betreft flexibiliteit.
Een ander punt is het geven van feedback. Er is in Hootsuite geen ruimte om met elkaar te communiceren over de content. De stakeholder kan geen vragen stellen bij de content. Het is enkel mogelijk om content af te keuren en daarbij een comment mee te geven. Hier kan echter niet op gereageerd worden. De communicatie over de content moet dus elders gedaan worden, wat het nut van het goedkeuren in mijn ogen deels teniet doet.
Afsluitend is Hootsuite erg aan de prijs: €700 per maand voor 5 leden, 35 social accounts/projecten en het goedkeuringsproces is een substantieel bedrag. Zeker als we kijken naar HeyOrca en Planable, waar de prijs een stuk lager ligt maar de functionaliteiten ook beter zijn ingericht (naar mijn mening).
Contentpulse
- Gratis voor 1 project, maximaal 2 gebruikers
- €49/maand vanaf 2 gebruikers
- Facebook & Twitter ondersteuning
- Facebook video, LinkedIn en YouTube ondersteuning in betaalde optie
- Onbeperkt posts inplannen
Contentpulse is een eenvoudige tool voor content approval. De mogelijkheid om content te publiceren is aanwezig, echter redelijk beperkt. De interface is vanzelfsprekend en eenvoudig te navigeren, zelfs zonder enige introductie.
Content kan zich in 3 statussen bevinden: Draft, Awaiting Approval en Approved/Scheduled. Er is dus geen zichtbare optie voor content waar nog feedback op is gegeven en wat aangepast moet worden. Dit is het eerste nadeel wat opvalt – als een post wordt afgewezen, om wat voor reden dan ook, keert de post terug naar de “draft” status, echter gebeurt dit zonder melding naar de maker van de post. Dit kan snel voor miscommunicatie zorgen.
Opmerkingen kunnen bij iedere post toegevoegd worden onder de post copy, in een veld wat uitgeklapt moet worden voordat dit zichtbaar wordt. Content goedkeuren is overigens simpel en gemakkelijk: een rode en groene knop verschijnen zodra de post “awaiting approval” is.
Al met al een simpele en duidelijke tool om content goed te keuren, echter zou sommige functionaliteit nog iets scherper gemaakt kunnen worden. Ook werkt de website niet optimaal; je kunt een abonnement pas afsluiten (of gratis uitproberen) wanneer je het contactformulier opneemt.
Planable.io
- Vanaf €9/maand per gebruiker
- 7 social accounts te koppelen
- Onbeperkt aantal posts inplannen
- Social listening/monitoring inbegrepen tot 300 mentions/maand
- Ondersteunt FB, IG, TW, LI, YT, TT, Google MyBusiness
- Flexibele approval flow
- Handige drag & drop kalender
- Goedkoopste optie
Planable is een uitstekende tool om content af te stemmen en in te plannen. De tool is erg uitgebreid en ondersteunt praktisch alle social media platformen om content te publiceren.
Het approval proces en systeem is vergelijkbaar met die van HeyOrca: er is goed over nagedacht, met ruimte voor feedback en opmerkingen per post en zelfs voor enkel interne teamleden. Een handige maar ook gevaarlijke feature; goed opletten dat je niks geks zegt over de klant, mochten je instellingen verkeerd staan 😉. Ook kan er gewisseld worden tussen de mate van “approval“, bijvoorbeeld: optioneel, verplicht of verplicht voor meerdere stakeholders. Wat ook uitblinkt is de interactieve kalender feature. Klik en sleep posts gemakkelijk om deze in te plannen of te wijzigen. Hierbij is het mogelijk om “placeholders” in te plannen, zodat er bijvoorbeeld elke dag structureel een blok is gereserveerd voor content. Handig wanneer er dagelijks op een vaste tijd gepost moet worden.
Anders dan bij contentpulse of HeyOrca bevindt de goedkeuringsknop zich links bovenaan de post, in plaats van rechts. De goedkeuringsknop is iets minder opvallend (een grijs vinkje), wat waarschijnlijk even wennen is voordat het vanzelfsprekend wordt. Al met al een mooi uitgedachte tool met enorm veel mogelijkheden. Planable is tevens de goedkoopste optie om met meerdere projecten en teamleden samen te werken.
Sprinklr
- Meest complete pakket beschikbaar op de markt
- Alleen beschikbaar voor grote bedrijven (enterprises)
- Ondersteunt meer dan 24 kanalen zoals FB, IG, LI, TW, YT, TT
- Uitgebreide dashboard mogelijkheden voor analytics etc.
- Direct message implementatie en monitoring
- Content tagging en content approval procedures
- Vaste contactpersoon customer service
- Erg duur (100k+)
- Erg complex
Goedkeuring kan binnen Sprinklr eenvoudig geregeld worden, echter enkel wanneer een post aangeboden wordt ter publicatie. Bij het inplannen van een post kan geselecteerd worden of er goedkeuring is vereist. Dit kan ook per account ingesteld worden, zodat er bijvoorbeeld altijd goedkeuring nodig is. Goedkeuring kan gedaan worden door 1 of meerdere stakeholders.
Na goedkeuring staat de post in principe klaar om gepubliceerd te worden. Dit kan Sprinklr doen op praktisch ieder social media platform.
Ondanks het complete plaatje, en de kosten even buiten beschouwing gelaten, is dit toch niet mijn persoonlijke favoriet. Het pakket is simpelweg te groot en complex om voor de gemiddelde agency aan te raden, en er zijn denk ik andere opties die het werk beter en makkelijker doen.
Conclusie
Naast de bovengenoemde tools zijn er nog talloze opties om content onderling af te stemmen. Op basis van mijn ervaring met vele tools komt HeyOrca als mijn favoriet naar voren. Je merkt dat er goed over nagedacht is hoe de ‘workflow’ dagelijks verloopt. Het team heeft hier een handige tool omheen gebouwd. Het is wellicht niet de goedkoopste optie vergeleken met bijvoorbeeld Planable, maar doordat je met een onbeperkt aantal teamleden gebruik kan maken van het account is dit voor mij de #1 keuze. Zeker als je in een team werkt van meer dan 3 personen; Planable is een goedkopere optie tot 3 leden, daarna wordt het even duur en zelfs duurder dan HeyOrca. Ook het feit dat je praktisch alle social media platformen kunt koppelen om content (automatisch) te publiceren is ideaal.
Zit er een handige tool voor jouw team of organisatie bij? Of heb ik een tool gemist?Laat het me weten in een comment, of stuur een mailtje!
HeyOrca
- Mooi content approval proces
- Onbeperkt aantal members
- Onbeperkt posten
- Rapportage/analytics inbegrepen
- Prijzig voor meerdere kalenders
Planable.io
- Eenvoudige approval
- Goedkoopste optie voor meerdere projecten en teamleden
- Onbeperkt posten
- 7 social accounts tegelijk
- Abonnement per 1 gebruiker
Hootsuite
- Prettige interface
- Onbeperkt posten
- Goede analytics inzichten
- DM & social listening
- Relatief prijzig
- Approval functies erg matig
Contentpulse
- Eenvoudig te gebruiken
- Overzichtelijke approval
- Analytics en social listening inbegrepen
- Relatief prijzig vanaf 2 pers en meerdere projecten
- Aanmelden of starten moeizaam
- Voelt en oogt basic
Sprinklr
- Enorm uitgebreid
- Op maat gemaakt
- Vaste contactpersoon
- Alleen voor enterprises
- Complex
-
Ontzettend duur
(prijs op aanvraag)
